Aralık 22, 2023

2023-142 Defterlerinizi Onaylatmayı Unutmayınız

22/12/2023 SİRKÜLER 2023/ 142
 
DEFTERLERİNİZİ TASDİK ETTİRMEYİ UNUTMAYINIZ

 

Hesap dönemi takvim yılı olanların, 2024 yılında kullanacakları yasal defterlerini 31.12.2023 tarihine kadar tasdik ettirmeleri gerekmektedir.

Yasal defterlerin tasdik ettirilmesi ile ilgili yasal düzenlemeler ve konu ile açıklamalar aşağıda kısaca özetlenmiştir.

Defterlerinizi tasdik ettirmeyi unutmayınız.

 

Kanun Maddeleri (VUK)

Tasdike Tabi Defterler

Madde 220 – Aşağıda yazılı defterlerin bu bölümdeki esaslara göre tasdik ettirilmesi mecburidir:

  1. Yevmiye ve envanter defterleri;
  2. İşletme defteri;
  3. Çiftçi işletme defteri;
  4. İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri; (Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)
  5. Nakliyat Vergisi defteri;
  6. Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;
  7. Serbest meslek kazanç defteri;

Bu kanunla cevaz verilen hallerde yukarıda yazılı olanların yerine kullanılacak olan defterler de tasdike tabi tutulur.

Vergi Usul Kanunu defteri kebiri tutulması zorunlu defterlerden saymasına karşılık, bu defterin tasdikini zorunlu kılmamıştır. Bu nedenle defteri kebirin tasdik ettirilmemiş olmasının vergi hukukunda herhangi bir yaptırımı yoktur. Böyle olmakla birlikte, defteri kebir Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre tasdike tabi olup, bu işlemin yapılmasının idari para cezası yanında, olabilecek uyuşmazlıklarda sahibi lehine delil olma niteliği açısından önemi vardır.

Tasdik Zamanı

Madde 221 – Bu kanunda yazılı defterleri kullanacak olanlar, bunları aşağıda yazılı zamanlarda tasdik ettirmeye mecburdurlar:

  1. Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda;
  2. Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
  3. Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
  4. Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce.
Tasdiki Yenileme

Madde 222 – Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit edilenler bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar.

Tasdik Makamı

Madde 223 – Defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acentalar için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. Defterler anonim ve limited şirketlerin

kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilir.

VUK’nun mükerrer 257. maddesinin Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden ilave olarak veya mevcutların yerine tutulması ve tasdik ettirilmesi gereken diğer defterler şunlardır;

-Damga Vergisi Defteri (20 No’lu Damga Vergisi Genel Tebliği )

-Doktorlara ait Protokol Defteri

Diğer yandan Karar Defterinin de kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilmesi TTK gereği zorunludur.

Zira TTK ’nun 64. maddesi şu şekildedir;

 

Kanun Maddeleri (6102 Sayılı TTK)

MADDE 64 – (1) Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, bu Kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. [1]

(2) Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür.

(3) Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile dördüncü fıkrada sayılan defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları, defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar notere yaptırılır. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayı, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayının sonuna kadar notere yaptırılır. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili sırasında defterlerin açılışı ticaret sicili müdürlükleri tarafından da onaylanabilir. Açılış onayının noter tarafından yapıldığı hâllerde noter, ticaret sicili tasdiknamesini aramak zorundadır. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması hâlinde bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter onayı aranmaz. Fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılan tebliğle belirlenir.[2]

(4) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir.

(5) Bu Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257 nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu Kanunun defter tutma, envanter, mali tabloların düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz hükümleri 213 sayılı Kanun ile diğer vergi kanunlarının aynı hususları düzenleyen hükümlerinin uygulanmasına, vergi kanunlarına uygun olarak vergi matrahının tespit edilmesine ve buna yönelik mali tabloların hazırlanmasına engel teşkil etmez.

 

 

E-Defter Kapsamında Olan Mükellefler İçin Tasdik Yükümlülüğü

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Tebliği kapsamında yevmiye defteri ve defteri kebir tutma yükümlülüğü bulunan mükelleflerden, kendi yazılımlarını kullanmayanların en geç Aralık 2016 döneminde başvurularını yaparak Ocak 2017 döneminden itibaren E-Defter tutma yükümlülüklerini başlatması gerekmektedir. Aynı tebliğde açıklandığı üzere elektronik ortamda tutulması gereken defterler ‘Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir’ olup, bu defterler ayrıca kağıt ortamında tutulmayacaktır ve tasdik ettirme zorunluluğu bulunmamaktadır. E-Defter tutma yükümlülüğü bulunan mükelleflerin ‘Yevmiye Defteri ve Defteri Kebir’ haricindeki diğer defterlerinin tasdik yükümlülüğü aynı şekilde devam edecektir.

Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ

13.01.2011 tarih ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasına dayanılarak hazırlanan ve 19.12.2012 tarih ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esaslarını belirtilmiştir. 06.06.2013 tarih ve 28669 sayılı Resmi Gazete’de ve 01.12.2013 tarih ve 28838 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan tebliğler ile de bu konuda düzenlemeler getirilmiştir.

06.06.2013 tarih ve 28669 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” aşağıdaki gibidir:

MADDE 1 – 19/12/2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 15 inci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“MADDE 15 – (1) Kapanış onayı yapılacak defterlerin onay zamanı ve şekline ilişkin hususlar aşağıda belirtilmiştir.

  1. a) Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
  2. b) Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.”

MADDE 2 – Bu Tebliğin 1 inci maddesiyle değiştirilen 15 inci maddenin birinci fıkrasının (a) bendi 1/1/2013 tarihinden geçerli olmak üzere yayımı tarihinde, (b) bendi ise yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

MADDE 3 – Bu Tebliğ hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı ile Maliye Bakanı birlikte yürütür.

 

01.12.2013 tarih ve 28838 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ” aşağıdaki gibidir:

MADDE 1 – 19/12/2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğin 13 üncü maddesinin birinci fıkrasına aşağıdaki cümle eklenmiş ve aynı maddenin altıncı fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.

“Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.”

“(6) Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir. Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.”

MADDE 2 – Aynı Tebliğin 15 inci maddesine aşağıdaki fıkra eklenmiştir.

“(2) Vergi Usul Kanununun 13 üncü ve 15 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilir.”

MADDE 3 – Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

MADDE 4 – Bu Tebliğ hükümlerini Gümrük ve Ticaret Bakanı ile Maliye Bakanı birlikte yürütür.

 

KANUNİ DEFTERLERİN SÜRESİNDE TASDİK ETTİRİLMEMESİ

Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Diğer yandan kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır. Bu nedenle zamanında yapılmayan defter tasdikleri ayrıca re’sen takdir nedenlerinden biridir.

VUK’ta belirtilen sürelerin sonundan başlayarak bir ay içinde yapılacak tasdikler geçerli sayılmakla beraber ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) durumunda ise birinci derecede usulsüzlük cezası uygulanacağı gibi re’sen takdire de gidilebilecektir.

Bilindiği üzere; 02.03.2011 tarih ve 27862 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 406 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ nde noterler veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik edilen belgeler ve defterlere ilişkin bildirimler hakkında düzenlemelere yer verilmiştir. Ancak Türkiye Noterler Birliği tarafından alınan kararla tasdike konu defterle ilgili bilgilerin SMMM’ler tarafından noterlik paylaşım sistemine girilmesi istenmiştir. Buna göre gerekli bilgileri noterlik paylaşım sistemine girecek olan SMMM’lerin 10.11.2011 tarihinden itibaren noterliklere başvurarak kullanıcı şifresi alıp bu şifre ile Türkiye Noterler Birliği’ nin resmi internet sitesinden (www.tnb.org.tr) giriş yaparak ana sayfada bulunan “SMMM Defter Bilgi Girişi” ekranından defter bilgilerini kaydetmesi gerekmektedir. Gerekli bilgilerin noterlik paylaşım sistemine girilmesinden sonra defter tasdik işlemleri noterler tarafından gerçekleştirilecektir.

Bunun yanı sıra defterlerini SMMM’lere tutturmak zorunda olmayan mükelleflerin doğrudan Noterlere müracaat etmesi uygulaması devam etmektedir.

 

Bilgilerinize sunarız

Alternatif Bağımsız Denetim ve YMM A.Ş.