Giderlerin Belgelendirilmesi

Ticari işletmelerin, başka ticari işletmeler ile yaptıkları her türlü mal ve hizmet alışverişinin bedeli ne olursa olsun faturayla belgelendirilmesi şarttır. Bu kapsama girmeyen nihai tüketiciye yapılan satışlarda ise belli sınıra kadar fatura yerine geçen belgeler düzenlenebilecektir. 2010 yılı için bu sınır (KDV Dahil) 680 TL’dir. Ancak, 204 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile; işletmede kullanılmak ya da tüketilmek üzere fatura kesme sınırının altındaki ( 2010 için KDV Dahil 680 TL) kırtasiye, büro ve temizlik malzemeleri gibi alışlarda perakende satış fişi ya da yazar kasa fişlerinin gider belgesi olarak kabul edilebileceği yönünde düzenleme yapılmıştır. Belirtilen bu tür mal ve hizmetlerin fatura kesme sınırının üstündeki alışlarında ise perakende satış fişi ya da yazar kasa fişi kabul edilmeyecek, mutlaka fatura düzenlenmesi ve alınması gerekecektir. Dikkat edilirse; fatura kesme sınırının altındaki her türlü alışların değil sadece işletmede kullanılmak ya da tüketilmek üzere kırtasiye, büro, temizlik malzemesi gibi alışlar için perakende satış fişinin ya da yazar kasa fişinin kabul edileceği yönünde düzenleme yapılmıştır. İşletmenin tüketimi dışında satışa konu olacak mal ve hizmetlerin alımlarında ise bedeli ne olursa olsun fatura düzenlenmesi, defterlere, faturalara dayanılarak kayıt yapılması gerekmektedir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 227. maddesinin birinci fıkrası uyarınca, defterlerde yer alan ve üçüncü şahıslarla olan münasebet ve muamelelerle ilgili kayıtların tevsik edilmesi zorunludur. Aynı kanunun 353. maddesinin 1 ve 2 numaralı bentlerinde yazılı belgelerin kullanılmaması ya da usul hükümlerine uyulmaması durumunda her bir belge için “özel usulsüzlük” cezasının kesileceği belirtilmiştir. Kayıt ve işlemlerin tevsiki ile ilgili belgeler fatura, perakende satış fişleri, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu, sevk irsaliyesi vb. olarak sayılabilir. Belgelerin taşıması gereken bilgiler ve şekil şartları belirlenmiş olup bu şartları taşımayan belgelerin hiç düzenlenmemiş sayılacağı kanunda belirtilmiştir. Ayrıca; faturanın Maliye Bakanlığı’nca izin verilen matbaalarda basılmış olması (veya notere onaylatılmış olması) ve belgenin 1. nüshasının (orijinal kopyasının) kayıtlara alınması gerekmektedir. Belgenin aslının olmadığı hallerde (kaybolduğu, tahrip olduğu veya okunamadığı hallerde) belgenin fotokopisinin kayıtlara alınamayacağı, en azından belgeyi düzenleyen firma tarafından notere onaylatılmış bir kopyasının temin edilerek kayıt yapılmasının uygun olacağı Maliye Bakanlığı özelgelerinde belirtilmiştir. Uygulamada, belge orijinalinin temin edilemediği durumlarda, inceleme elemanlarınca eleştiri konusu yapıldığı bilinmektedir. Gider ve alışların belgelendirilmesi esas olmakla birlikte istisnai bazı durumlar için Vergi Usul Kanunu’nun 228. Maddesinde özel düzenleme yapılmıştır. Gerçek miktarları üzerinden kayıtlara geçirilmesi ve miktarlarının işin genişliğine ve mahiyetine uygun bulunması şartıyla; örf ve teamüle göre bir vesikaya istinat ettirilmesi mutat olmayan müteferrik giderler, vesikanın teminine imkan olmayan giderler, vergi kanunlarına göre götürü olarak tespit edilen giderlerin tevsiki için belge aranmayacaktır. Bunlara örnek olarak; şehir içi ulaşım ücretleri ve garsonlara verilen bahşişleri gösterebiliriz. Bu tür harcamaların içeriğini belirten bir formun harcamayı yapan personel tarafından düzenlenip imzalanarak muhasebeye iletilmesi kayıt ve belge düzeni açısından faydalı olacaktır. Sonuç olarak, yapılan harcamaların gider olarak dikkate alınabilmesi için ilgili belgelerin mutlaka temin edilmesi ve usulüne uygun olarak defter ve kayıtlara geçirilmesi gerekmektedir. Belgenin temin edilememesi halinde yalnızca ödemesi yapılan tutar değil, bu tutara ilişkin olarak hesaplanacak ve ödenecek vergilerin de kanunen kabul edilmeyen gider olarak dikkate alınması ve vergi matrahına ilave edilerek gelir veya kurumlar vergisine tabi tutulması gerekmektedir. Ayrıca 204 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde bahsi geçen kırtasiye, büro, temizlik malzemesi gibi alışlar inceleme elemanları tarafından yalnızca bu malzemeler olarak dikkate alınmakta, tebliğde ‘gibi’ ifadesi ile kastedilen diğer alımlar konusunda açıklık bulunmamaktadır. Bu nedenle tebliğde bahsi geçen malzemeleri alırken, her daim fatura alınması mükelleflerin yararına olacaktır.